一體化管理體系的建立

一體化管理體系的建立 文中如無特別說明，質量、環境、職業健康安全管理體系標準指的是ISO9001：2000、ISO14001：1996、OHSAS18001：1999idtGB/T28001：2001。 1、為什么需要建立一體化體系 隨著ISO9000認證、ISO14000認證和OHSAS18000認證的迅速發展，為了適應各種情況的需要，企業可能需要多種管理體系的認證，不過由于QMS、EMS、OHSMS三個體系在管理目的、對象的不同，三個標準之間存在著明顯差異，加上多數的組織負責質量、環境保護和安全衛生的一般不是一個部門，三個體系自成系統，多數組織在實施時都采用了各自獨立的體系，這種產生多體系和大量重復文件的情況導 1）各管理領域可以優勢互補資源共享2）全面解決各方面的管理問題3）建立質量、環境和職業安全衛生協調發展 2、質量、環境、職業安全衛生綜合管理體系的建立的可行性　 QMS、EMS、OHSMS管理體系的標準在管理思想、標準要素等內容上有很強的關聯性，在體系的運行模式、文件的架構上是基本相同或相似的，這樣就為QMS、EMS、OHSMS一體化管理體系的建立和實施提供了可能。 1）三個體系的理論基礎相同，均采用了戴明管理理論，強調持續改進。2）三個標準都具有廣泛的適用性，適用于任何類型、規模的組織。3）管理體系采用共同的管理的系統方法4）都具有兼容性等 3、一體化管理體系建立過程 一體化管理體系是建立方針和目標并實現這些目標的相互關聯或相互作用的一組要素，組織機構、管理、程序過程和資源。它比多個管理體系更能有效達到依據方針所制定的目標。本文根據組織的一體化管理體系的要求，對建立這三種管理體系的基本過程進行闡述，對三體系的要求加以協調融合，以提高工作效率，并避免重復與浪費。建立的基本過程見下表：共同主題 要素 包含的典型事項及標準要求 一、初始管理評審 1、現狀評審調查 識別過程及其相互關系（q4.1）；識別重要環境/安全因素（eo4.3.1）確定適用法律法規要求（eo4.3.2）2、體系方針目標策劃 確定管理體系方針（q5.1 eo4.2）根據方針確定目標/指標和管理方案（q5.4 eo4.3.3/4.3.4） 二、資源保證 1、明確組織機構 識別確定各相關部門的職責權限并予以溝通（eo4.4.1 q5.2/5.3/5.5）2、人力資源提供 根據體系推進的要求，安排適當的資源,包括人員的培訓與基礎設施工作環境的安排（q6 eo4.4.1/4.4.2） 三、體系文件 1、識別應建立保持的文件 包括外來文件的識別、所需文件的編制、修訂歸納、所需記錄要求的確定等（q4.2 oe4.4.4）2、文件與記錄管理 根據文件控制要求分發控制文件策劃對記錄的管理（q4.2 oe4.4.5） 四、實施文件 1、過程控制實施 按照文件的規定和策劃的結果實施管理，對識別出的過程/重要環境因素/重要危險因素進行控制，執行旨在實現目標的管理方案，包括對應急情況的管理、對相關方施加影響等以及安排所需的支持性的培訓、交流等活動。保存所需的各種實施記錄并妥善管理。（q7 q6.2 eo4.4.2/4.4.3/4.4.6/4.4.7）2、過程實施的日常監控 依據文件規定實施過程/體系的監控，包括顧客滿意、產品/過程質量、遵守相關法規要求情況、環境/安全績效/表現等，所需監視測量儀器管理。對監控中出現的問題采取適當的措施，以持續改進整個管理體系。保存整個監控過程的記錄。(q8 eo4.5) 五、管理評審 最高管理層對體系的評審 按照策劃的時間間隔由最高管理層評價體系的持續適用性、充分性和有效性。（q5.6 eo5.6）注意：表中q/e/o分別代表ISO9001/ISO14001/OHSAS18001標準條款要求　 理解與說明：按照以上過程建立的一體化管理體系可以有效地融合了ISO9001、ISO14001、OHSAS18001標準的要求，但是要達到高度協調一致，取得最優化的結果（管理成本效益的優化）是需要組織在較好地理解以上過程要求的基礎上，把自身管理實際與相應的要求有機地結合在一起才能實現的。下面將對有關要求做簡要分析。 1）初始管理評審　 領導作用的充分發揮是建立有效一體化管理體系的先決條件，最高管理層的承諾和參與也是做好初始管理評審、提出有挑戰性方針目標和建立適合的管理體系的前提，因此在策劃管理體系時，應通過初始評審了解質量環境安全管理的特色、差距和努力達到的方向。需要： --質量管理過程及其相互作用的識別和控制現狀分析；--過程中環境因素/危險因素識別評價和重要現狀影響分析和控制策劃；--遵守法律法規和其他要求（包括顧客要求）的情況分析和控制策劃，這里面應識別出包括質量方面法律、技術規范、行業標準，適用于組織環境因素與職業健康安全的法律法規標準，以及相關方的質量環境和安全方面的要求；--歷史上曾經的事件、事故情況調查分析等等 在得到充分信息的基礎上，結合實際由最高管理者批準組織在質量環境安全管理方面的承諾（方針）和目標（必要時尤其在涉及職業健康安全時，應安排員工或其代表的參與），作為一體化體系的建立和保持的基礎。 2）資源保障 為了實現一體化管理體系的方針和目標，最高管理層應安排適當的資源予以保障，要求：--建立適當的組織機構以執行體系的建立保持活動；--安排有能力的人員去從事體系的維護工作，必要時實施培訓；--為達到遵守法律法規和其他要求、有效控制重要過程和其中的重要環境安全因素而建立的目標，配置充分的技術資金、資金、人力資源；--條件許可時應不斷更新、完善、補充保障健康安全和環境條件的設施工具，如設置必要的安全防護裝置、環境處理設施等等。 3）體系文件　 文件是一體化管理體系的外在表現，應能反映出整個體系的全部要求。--建立/完善一體化的管理手冊和必須的程序文件，程序至少應包含（但不限于）：文件、記錄控制程序，內部審核管理程序，不合格/不符合處理程序，糾正預防措施控制程序，環境安全因素管理程序，法律法規管理程序，人力資源/培訓管理程序，信息交流咨詢管理程序，應急準備響應程序，監測與測量管理程序等；--完善為控制過程、環境因素、風險所需要的其他文件/規范/要求；--合理安排為證實體系有效運轉和用于追溯的記錄；--識別外來文件的控制要求并保持。 4）實施過程控制 有效實施一體化管理體系文件，是體系成敗的關鍵：--通過培訓或其他方式確保關鍵過程/崗位、從事重要環境因素和重要職業健康安全影響有關崗位的人員（不論是否組織內部）勝任其工作；--通過通暢的信息交流、咨詢協商等活動使得組織內部以及其相關方能夠了解與一體化管理體系有關的信息，包括重要環境與健康安全的影響、緊急情況與響應計劃，建議抱怨投訴的傳達等。--依照策劃的各類規范、指導性文件、圖樣等的規定進行操作，包括實施運行控制方面的程序、環境/安全管理方案、操作指導書、應急響應計劃、產品/服務實現有關的規定等，保存實施有關過程的記錄和數據；--對分包方或供方施加必要的影響；--有效控制各類文件以確保關鍵崗位可以得到現行版本。--其他內容的實施等。5）實施監控活動　 為確保體系的改進和按照策劃的結果有效運行，必須實施必要的監視活動，它至少包括：--環境和職業健康安全績效監測；--遵守法律法規要求狀況的定期評價；--目標指標管理方案實施情況的監控；--運行/過程控制有關內容的監視與測量；--產品/服務趨勢的監控；--顧客滿意情況的測量；--有關事故、事件情況的調查分析；--所用到的監視或測量設備的管理；--按照策劃的時間間隔開展的內部管理體系審核和管理評審；--其他安排的監視和測量活動等。對于監控中發現的不合格或不符合情況必須得到有效處理，因此應安排以下活動：--規定職責以處理處置不合格品或不符合的情況；--實施必要的數據分析；--在評價風險基礎上，采取適當的糾正或預防措施并予以完成；--因采取糾正預防措施而產生的體系變更應按照相關的要求進行改變，包括各類文件的修改；--有證據可以證明一體化體系建立和實施的符合性，持續適用性、充分性和有效性；--監控過程的記錄應妥善保管。一體化管理體系建立是一件綜合性工程，本文給出的只是一個簡單的，理想化的"模型"，最多希望能在建立體系時給予方向性指導，要得到有效實施或實質性幫助則除了對組織自身有較高的要求外，還有賴于組織各層次的參與和技術上的支持，比如一體化管理職權的統一、領導作用的發揮和全員參與、資源的充分配置、尤其各方面技術力量的相對集中等。不過建立一體化管理模式是發展的必然要求，也是對組織能力的一次檢驗，我們真誠希望越來越多的各類組織接受一體化管理的理念和挑戰，以取得綜合管理水平的持續提高、與時俱進。 3）應注意審核對關鍵過程或重要的環境/安全因素的控制情況，在很多領域，三個體系所側重的方面是有差異的。 4）審核組總結后，對違背審核準則的客觀事實可以作出書面的不符合項報告，需要注意同時違背多個體系標準的不符合項可以只開一份報告。 5）體系有效性評價　在現場取證結束時，審核組必須對受審核方的管理體系的有效性作出正確評價，主要從以下幾個方面來進行：--管理體系文件是否符合標準要求并適合組織實際情況；--方針目標是否得到有效實施；--重要過程/環境安全因素是否得到有效控制；--環境、安全績效/產品、服務質量是否符合法律法規和其他要求。--是否已經建立自我改進的機制等。 3、審核的結論應根據審核目的和有效性評價的基礎上，由審核組進行判斷，一般可以用符合、基本符合或不符合來包括。不過這里應注意的是：--如果三個體系的結論一致，可以直接進行判斷；--如果質量/環境/安全管理體系中有差異，就不能針對一體化體系進行整體判斷，而只能分別做結論。 四、糾正措施的跟蹤 一般不符合項通常進行文件驗證即可，嚴重不符合項（即嚴重違反法律法規和其他要求，以及區域性系統性的問題）一般需要現場進行確認。應主要根據以下原則驗證和評價糾正措施的實施效果1）在規定的時間內完成改正，關閉不符合2）正確分析原因，提出了糾正措施計劃并已實施3）實施效果得到驗證4）有證據顯示對糾正措施的實施所引起的其他風險評價/文件修改能依據相應的要求進行。這里應注意考察某個單一體系的修改是否對其他的體系管理造成影響，這些影響是否得到相應的控制。

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