企業建立一體化管理體系初探

企業建立一體化管理體系初探 濟南鋼鐵集團總公司建立并有效運行了質量、環境、職業安全健康管理體系，本文結合濟鋼“三標一體化”的實踐企業建立一體化管理體系進行初步探討。 1 建立一體化管理體系的可行性分析 1.1 國際標準化組織正在積極促成一體化體系的建立 國際標準化組織在制公平標準時有意識地考慮了各體系間的融合，在IS09000：2000標準的2.11條款中，專門提到“組織的質量目標與其綜目標，如增長、資金、利潤、環境和職業衛生與安全等目標相輔相成。一個組織的管理體系的各個部分，連同質量管理體系可以合成一個整體，從而形成使用共有要素的單一的管理體系。這將有利于策劃、資源配置、確定互補的目標并評價組織的整體有效性?！? 1.2 三個體系的管理原理和管理思想基本相同 三個體系標準都以系統論、控制論、信息論的原理和方法為基礎，遵循戴明循環原理（PDCA循環）。三個體系的管理思想非常相擬，都要求遵守法律、法規，持續改進，全員參與，事前預防，滿足顧客或社會、員工和其它相關方的要求，文件化、系統化的全過程控制等，從而為“三標一體化”奠定了基礎。 1.3 三個標準的條文內容和結構基本相同或相擬 質量、環境和職業安全健康三個管理體系對方針、目標、機構與職責、培訓意識和能力、信息交流、文件資料控制、監視和測理、不符合糾正和預防、內部審核、管理評審等基本要素的要求相同，體系間具有一定的兼容性。 1.4 體系運行過程和運行基礎基本相同 三個體系均按照策劃、實施、檢查、處置PDCA模式，在循環運行過程中實現持續改進。三者對體系內審、管理評審、認證審核、監督審核時間周期要求相同，有利于企業開避孕藥聯合內審和聯合外審。同時，三個管理體系在企業實際運行中均基于同一基層操作，尤其是在規模較小的企業或大型企業的車間、班組等具體操作導，由相同的單位、相同的人員同時執行三個標準，生產操作規程融合了質量、環境、職業安全健康等管理體系要求，三者密不可分，順其自然地袢現了“三標一體化”。 因此，三個管理體系的管理對象雖然不同，但其均屬于企業現代化全面管理系統的子系統，分別從不同的側面規范企業的產品、活動和服務。體系之間彼此互補，完全可以在共同的管理原則及可兼容的有關標準條款基礎上，兼顧各體系的特殊要求，形成一個完整、有機的一體化管理體系。 2 一體化管理體系的實施步驟 2.1 成立組織，培訓人員 以濟鋼總公司為例，領導把“三標一體化”列入職代會報告，作為提高企業管理水平核心活動。成立“三標一體化”推進辦公室，抽調三個體系的優秀內審員組建工作組，為建立一體管理體系提供強有力的人力、物力保障。對培訓工作常抓不懈、貫穿始終，舉辦三個體系內審員培訓班，培養“三項全能”的內審員隊伍針對不同層次的員工加強三標宣貫，明確各自職責，引導全員參與一體化管理體系的建立與運行。 2.2 初始班次審，奠定基石 初始評審是建立一體化管理體系的基礎，主要目的是調查了解企業質量環境、職業安全健康管理現狀，為實施“三標一體化”搜集信息并提供依據。以產品、活動、服務為基礎，確定與產品有關級別；多渠道獲取質量、環境、職業安全健康法律、法規，并進行適用性評價；匯總、整理體系文件和現行管理制度，確認其是否有效；結合標準、法律法規、體系文件要求及企業管理現狀，編寫初始評審報告書，找出三個體系的共性和結合點，為“三個一體化”奠定基礎。 2.3 策劃體系，編寫文件 盡管三個體系相應的方針、目標、指標的具體內容不盡相同，但完全可以整合成一個總的方針、目標，反映在《全面管理手冊》中。對于不同體系中可兼容的部分，可以在管理手冊、程序文件及作業文件中的同一條款或過程中加以規定和要求；對不兼容的部分需要通過制定專門的程序文件或作業文件加以規定。要編制一體化管理體系組織機構圖和要素職能分配表，使體系各要素所涉及和職能逐一分配到各部門，確保各要素都能得到各部門，確保各要素都能得到覆蓋。濟鋼遵循“寫所做，做所寫，記所做”的原則編寫“三標一體化”體系文件，設置了管理手冊、程序文件、作業文件（A、B類）三級體系文件結構，并統一文件格式和編碼方法。如人力資源、文件控制、記錄管理、內部審核、管理評審等程序完全實現了三標共享，有的文件則需要局部高速或換版。 2.4 同步運行，聯合審核 體系文件一經發布實施就是企業的法規性文件。企業要通過執行系文件，形成覆蓋體系內所有單位、所有要素的運行記錄，對體系的充分性、適宜性、有效性進行客觀驗證。按照三個體系要求，一般一年要進行兩次內審、一次管理評審和一次年度監督審核。三個體系的審核程序、審核周期基本相同，在企業內部可以組織一批內審員同時對三個體系開展聯合內審，最高管理者同時對三個體系組織管理評定審。聘請一家有“三標”資歷質的審核機構，同時對三個體系進行認證審核、監督審核，達到一次審核、多項認可的目的，同時全面發現體系運行中出現的問題，大大提高審核效率。 3 建立一體化管理體系應注意的問題 3.1 統一體系覆蓋范圍 三個體系實的時間不同，側重點不同，主管部門不同，確定的體系范圍一般不致對“三標一體化”帶來諸多不便。因此，濟鋼實施“三標一體化”，首先要擴展質量管理體系的覆蓋范圍，使質量、環境、職來安全健康管理體制體系覆蓋范圍一致。 3.2 統一領導，合理分配職責 “三標一體化”是一項復雜的系統工程，必須加強對體系的統一領導，統一管理。首先，三個體系的最高管理者、管理者代表要統一，避免原貫標推進部門之間的推諉扯皮。俁理分配體系職責，調整、理順職責交叉的部門，將體系要素分解、細化、分配、落實，使每個職工的職責之中，做到事事有人管，人人有責任，辦事有程序，檢查有標準，問題有處理，處理有結查，從而實現全員參與、全過程管理。 3.3 理順體系文件接口 濟鋼質量、環境、職業安全健康管理體系文件之間相互引用，形成了許多接口，同時，濟鋼9家子公司分別獨立取證，分別編寫了一套獨立的體系文件之間存在矛盾之外。無論質量、環境、職業安全健康管理體系，帶是子公司管理體系，從實際運行上講，它們仍然屬于總公司大體系，各體系之間、總公司與各子公司之間的體系文件必須相互協調，理順接口，增強可操作性，同時為其它管理體系的建立和一體化預留接口。 3.4 清理現有文件，形成一體化的文件管理 企業在傳統管理中形成很多的規章制度，有的是上級下發的紅頭文件，有的是企業制定的管理制度。要對現有文件進行清理，將現行有效的管理制度、紅頭文件盡量轉化為體系文件，避免同一管理制度出現多種版本，形成一套比較順暢的管理體系文件。

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